Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Starostwie Powiatowym w Pile

Art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) zobowiązał m.in. Starostę Pilskiego do ustalenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Starostwie Powiatowym w Pile.

Cel Procedury zgłoszeń wewnętrznych

Celem Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Starostwie Powiatowym w Pile jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu informowania o naruszeniach prawa w Starostwie Powiatowym w Pile poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.

Kto może być sygnalistą

Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą jest również osoba fizyczna, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Jakich naruszeń prawa może dotyczyć zgłoszenie

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. Korupcji;
2. Zamówień publicznych;
3. Usług, produktów i rynków finansowych;
4. Przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. Bezpieczeństwa transportu;
7. Ochrony środowiska;
8. Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. Bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. Zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. Zdrowia publicznego;
12. Ochrony konsumentów;
13. Ochrony prywatności i danych osobowych;
14. Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. Interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. Konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy pub-licznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Informacją o naruszeniu prawa jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia praw.

 

Jak można dokonać zgłoszenia wewnętrznego

Zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa można dokonać pisemnie.

1. na adres do korespondencji: (Starostwo Powiatowe w Pile, aleja Niepodległości 33/35, 64-920 Piła, z dopiskiem: "Zgłoszenie naruszeń";
2. poprzez e-mail na adres: sygnalista.zgloszenie@powiat.pila.pl, tytuł maila: Sygnalista
   – zgłoszenie.

Co powinno zawierać zgłoszenie wewnętrzne

Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:

1. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
3. wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
4. wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
5. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
6. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
7. wskazanie adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej zwanymi dalej adresami do kontaktu.

 

Ochrona sygnalisty

Sygnalista podlega ochronie, jeżeli zgłosi naruszenie prawa, które korzysta z takiej ochrony oraz w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego ma uzasadnione podstawy sądzić o prawdziwości przedmiotu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i dokona zgłoszenia we właściwy sposób, a więc w formie zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub w formie ujawnienia publicznego, zgodnie z funkcjonującymi regulacjami prawnymi.

Zgodnie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych w Starostwie Powiatowym w Pile dostęp do zgłoszenia ma tylko Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje, przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, a także dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Starosta Pilski nie będzie tolerował żadnego rodzaju działań odwetowych, ani prób lub groźby zastosowania takich działań, w tym szykan, zachowań dyskryminujących i innych form wykluczenia lub nękania, gróźb, sankcji wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

Działaniem odwetowym jest bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

Do odpowiedzialności karnej i odszkodowawczej może zostać pociągnięty sygnalista, który zgłosi naruszenie prawa, do którego nie doszło.

Zasady postępowania ze zgłoszeniami wewnętrznymi w Starostwie Powiatowym w Pile.

1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać.
4. Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
6. Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
7. Zespół przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż
   w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
9. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Zespół przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Informacja o naruszeniu prawa może być zgłoszona w każdym przypadku również do Rzecznika Praw Obywatelskich (informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl, ePUAP: /RPO/SkrytkaESP, adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa) albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem niniejszej Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Starostwie Powiatowym w Pile – bez dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie takie nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

(Przepisy odnoszące się do zgłoszeń zewnętrznych wchodzą w życie z dniem 25 grudnia 2024 r. – zgodnie z art. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.)

Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Starostwie Powiatowym w Pile (Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 75.2024 Starosty Pilskiego z dnia 17 września 2024 r.) (pdf, 198 Kb)